Uitzonderingen daargelaten

Als finance blogger is het misschien wel vanzelfsprekend dat ik een administratie bijhoud. Een administratie die zo’n 10 jaar geleden is begonnen en tot op vandaag erg nauwkeurig bijhoudt wat er uitgaat en wat er weer binnenkomt. Verder wordt de voortgang bijgehouden van mijn pad naar financiële onafhankelijkheid, mijn investeringen en ga zo maar verder. Eigenlijk alles wat met mijn financiën te maken heeft staat erin. En dat klinkt als enorm veel werk. Dan moet ik bekennen: inderdaad zit er heel veel werk in. Maar dan voornamelijk in de opbouw en structuur. Toen die eenmaal af was, is het bijhouden van de administratie minutenwerk.

Administratie per maand bijhouden

Alles gaat bij mij per maand. Ik krijg per maand mijn salaris, ik vul per maand mijn potjes aan en ook mijn budgetten zijn gebaseerd op maandelijkse gemiddelden. Dat maakt het ook wat makkelijker dan om het voor een heel jaar te doen. Doordat ik het per maand bijhoud, zie ik ook direct wanneer ik een ‘goedkope’ of ‘dure’ maand achter de rug heb. Dat kan gebeuren en niet elke maand is tenslotte hetzelfde. Zo is december voor mij een vrij dure maand, omdat ik dan alle verzekeringen voor het komende jaar alvast betaal.

Handmatig administreren of automatiseren?

Een keuze die altijd lastig is om te maken. Want in hoeverre loont het om iets te automatiseren. Bij mijn crowdfunding kreeg ik op een gegeven moment elke betaling van een project los binnen. Dat ging om honderden betalingen per maand. Daar ben ik al snel mee gestopt en heb het geautomatiseerd. Nu al die losse betalingen ondertussen over zijn, verwerk ik het meeste handmatig. Want ja, die paar transacties die ik per maand doe, vallen allemaal wel mee. Daarbij ben ik langer bezig om een export van mijn bank te downloaden dan wanneer ik het handmatig overtyp. Natuurlijk is er nog steeds veel geautomatiseerd en hoef ik bijvoorbeeld nergens meer een berekening te maken. Maar de input is toch elke maand even een paar minuten overtypen.

Minutenwerk, uitzonderingen daargelaten

Minutenwerk is het. Elke maand is het kinderlijk eenvoudig om de administratie bij te werken. Juist omdat het zo veel geautomatiseerd is. Daarbij maak ik ook voornamelijk gebruik van digitale bronnen. Ik pin bijna alles, dus de betaalgeschiedenis is niet afhankelijk van mijn geheugen. Behalve… Behalve als ik dus niet kon pinnen. Vaak maak ik wel ergens een notitie, maar och wat kan ik mijn brein breken over een niet kloppende administratie. Waar heb ik een boeking vergeten? Wat is er misgegaan?

Het is het uitzoekwerk dat tijd kost

Want waar alles normaal heel eenvoudig en standaard gaat, zijn de uitzonderingen vaak moeilijk te vinden. Wanneer heb ik dan toch nog een keer cash betaald? Welke betaling klopt er niet in de crowdfunding. Uitzoeken wat de uitzondering is op de regel kost het meeste tijd. Vaak vind ik het wel redelijk leuk om uiteindelijk de oplossing weer te vinden, maar och die frustratie als het niet lukt…

Afgelopen week weer zo’n voorbeeld

Afgelopen week heb ik mijn administratie weer even bijgewerkt en ben daar anderhalf uur mee bezig geweest. En inderdaad: dat is heel veel meer dan een paar minuten. Effectief ben ik een minuut of 10 bezig geweest met de verschillende betalingen doorvoeren. Ik moest nog wat tikkies uitsturen en ook mijn sheet had wat onderhoud nodig. Dat was totaal nog eens 20 minuten. Maar dan heb je een verschil. Een verschil op de post bij Geld voor Elkaar. Volgens hun administratie had ik meer ontvangen dan volgens mijn eigen administratie. Een fout die meestal bij mijzelf ligt, want bij hen klopt het eigenlijk altijd. Maarja, zie dan maar het project te vinden waar het mis is gegaan.

“Drie kwartier later…”

Na de verschillende checks, controles en verificaties had ik dan toch eindelijk het project gevonden die een verschil toonde met mijn administratie. Uiteindelijk kon ik dus traceren waar het verschil vandaan kwam. Zodra ik die had opgelost, klopte alles weer op de cent nauwkeurig. Nog even zoeken verder kon ik dan toch echt de hele betaling niet vinden. Een berichtje naar Geld voor Elkaar gaf meer duidelijkheid. Ook zij moesten het uitzoeken, maar er was bij hen iets misgegaan. Ook voor hen was het een uitzondering en was er de stap van het uitbetalen overgeslagen. Tja, kan gebeuren.
Maar toch. Die ene uitzondering kost altijd weer een hoop tijd en frustratie. De meeste worden automatisch opgevangen en kunnen dus al bijna niet meer als ‘fout’ optreden. Maar die ene keer dat het dan wel gebeurd, is het ook weer een echte puzzel om op te lossen. Noem me dan maar overijverig, maar ook dat ene verschilletje wil ik gewoon eruit hebben. Hoeveel tijd het ook kost.

2 gedachten over “Uitzonderingen daargelaten”

  1. Ik vul ook alles handmatig in..
    Elke maand handmatig veel werk..

    Hoe heb jij het geautomatiseerd? Ik wil geen online boekhouding bijhouden i.v.m. privacy etc.

    Beantwoorden
  2. Ik ben op dit moment een programma aan het maken om alles te automatiseren. Automatisch transacties categoriseren etcetera (geen excel). Helaas heeft geldvoorelkaar (heb ik ook het een en ander van) een beperkte export functie, dus hoe ik dat ga doen weet ik nog niet.

    Beantwoorden

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.